Vivemos algo nunca vivido antes na história da humanidade moderna. Diversas potências mundiais se fechando para barrar o invisível: um vírus com alta capacidade de transmissão e que está ensinando muito sobre como a sociedade precisa se comportar para segurar os reflexos de uma doença que demanda atendimento hospitalar em casos graves.

Mas o motivo desse post não é falar sobre o COVID-19 – aqui temos as autoridades médicas globais com capacidade técnica para falar e orientar sobre como lidar e se prevenir. O que queremos trazer aqui é sobre a realidade que muitas empresas estão vivendo – até de maneira “forçada” e estão descobrindo – seja ele de um modo menos ou mais sofrido –  de que é possível sim trabalhar com times a distância, de forma remota, de forma produtiva e com visibilidade das atividades. 

Isso só é factível por conta da tecnologia. No século anterior já sofremos por outro vírus, a gripe espanhola, e esta situação também levou as pessoas para suas casas, mas o cenário era diferente. A tecnologia não era presente, ainda. E é por isso que hoje o home office é possível e as empresas não precisam parar 100% com sua operação: usando todas as ferramentas disponíveis você pode fazer uma gestão eficaz de sua equipe de forma distante e com ferramentas que promovem aproximação e visibilidade das tarefas em andamento e concluídas.

Série Especial Tech e Home Office

Por conta desse cenário improvisado – mas altamente adaptável – criamos uma série especial de conteúdo voltado para divulgar as ferramentas tecnológicas disponíveis que facilitam o trabalho remoto. 

Mas a gente sabe que tem muita gente que está contando os segundo para voltar a rotina de trabalho no escritório. Mas enquanto isso não é possível – e nem seguro – que tal aprender e fazer uso de ferramentas que vão agregar muito para seu dia a dia? 

Aproveite agora então, 5 dicas de como otimizar seu home office.

Dica #1 – Comunicação entre times: Slack

O Slack é um aplicativo de comunicação interna que facilita a troca de informações entre times: mensagens em texto ou áudio, troca de arquivos como documentos e vídeos de forma organizada e registrada. Este aplicativo se diferencia dos demais apps de conversa – como WhatsApp por exemplo, pelo fato de que os grupos são chamados de canais, que podem ter um raciocínio de divisão por departamentos, projetos ou demandas – aqui vale você segmentar conforme for melhor para acompanhamento do seu negócio. O resultado disso é que o assunto abordado de cada projeto fica reunido em um único ambiente, o que facilita muito a gestão de informação.

Aqui na Sparta nós usamos tanto para comunicação interna do time como também temos canais com nossos clientes, para reporte do status dos projetos e tomada de decisões.

Um ponto muito positivo do app Slack é que ele tem a versão Desktop – e por isso se torna uma ferramenta ágil de interação durante o dia de trabalho. Outro item que faz ele ganhar destaque é a integração com Dropbox, Hangouts e Asana, por exemplo. Ou seja, tudo que você compartilhar por ali pode ficar integrado a essas ferramentas.  

Para se ter uma ideia da popularidade deste app, a companhia anunciou que devido a pandemia, o aplicativo atingiu um pico 12,5 milhões de usuários simultâneos na quarta-feira, 25 de março de 2020. O app está nas lojas App Store e Google Play. Que tal experimentar?

Dica #2 – Ferramentas para videoconferência 

Não importa o tamanho da sua empresa: existe uma ferramenta para videoconferência que é ideal para seu negócio! E o momento de testar as ferramentas é agora. Por conta da pandemia diversos gigantes de tecnologia liberaram recursos especiais de forma gratuita. Bora aproveitar?

  • Google Hangouts Meet: é a ferramenta oficial do Google para calls com vídeo. Se o time é grande, não se preocupe: é possível reunir até 250 pessoas em um call. E a notícia boa é que até 01/07/2020 estão liberados recursos especiais. Aproveite para testar e avaliar se isso colabora de alguma maneira para a produtividade de sua equipe.
  • Zoom: no quesito de pessoas online em uma mesma chamada, o Zoom bate o Google em dobro: é possível até 500 pessoas. Essa quantidade era possível somente na versão paga, mas a empresa liberou o recurso gratuitamente neste momento de pandemia. Outro ponto muito legal é que a empresa também aboliu o fator tempo dos calls durante este período. 
  • Microsoft Teams: é uma das ferramentas corporativas mais conhecidas. O interessante do Teams é que você pode criar grupos de conversa onde o histórico fica salvo e gravado. A empresa também liberou recursos pagos de forma gratuita neste momento. 
  • Webex: essa ferramenta está com licença gratuita por 90 dias por conta da pandemia do Covid-19. Além disso, também liberou o limitador de tempo. Vale testar!

Dica #3 – Ferramentas para gestão de atividades 

Um dos maiores desafios na hora de trabalhar de forma remota é encontrar métodos para ter visibilidade das atividades do time de uma forma única, centralizada e em tempo real. 

A gestão de atividades deve ser algo fácil de ser elaborado e que não consuma muito tempo, já que o maior foco deve ser na produtividade e não no processo para que as atividades sejam produtivas. Por isso, para times que trabalham no formato de home office temos duas ferramentas ótimas para a gestão das tarefas: o Trello e o Jira. 

  • Trello: é a ferramenta que mais se adapta a qualquer modelo de negócio, devido sua estrutura. Tem diversos benefícios em sua versão gratuita, por isso já tem fãs espalhados mundo afora. 

O Trello é bastante indicado para organizar tarefas tanto como individuais como em grupo – através de cards que remetem a post-its – é possível ter visibilidade do que ainda está para ser feito, o que está em andamento e o que foi concluído. Outro ponto positivo que a ferramenta permite, é a marcação por cores e fácil visibilidade de prazos. É um board simples e fácil de ser entendido!

  • Jira: se o Trello é amplamente aceito pelo mundo, o Jira é uma das ferramentas de gestão mais aceita por desenvolvedores. O ponto de partida do Jira já é com uma versão paga – não existem features gratuitas – e o que faz ela ser tão usada por programadores é que é possível emitir relatórios de atividades avaliando o tempo dedicado em cada tarefa. É ótimo até para mensurar o ROI de cada negócio. 

Dica #4 – Ferramentas para Gestão de Clientes

Com a tecnologia é possível criar uma estratégia de CRM assertiva e direcionada, pensando sempre em como manter o relacionamento com seus clientes e com vendas em crescimento. 

Aqui na Sparta nós contamos com a ferramenta de CRM da Pipedrive. Com ela conseguimos visualizar o status de nossas prospecções eliminando processos manuais, o histórico das interações e também a previsibilidade de receita. Essa gestão pode ser feita de qualquer lugar, o que agrega muito para este formato de trabalho que estamos vivendo com o time todo em trabalho remoto.  

Dica #5 – Seu espaço de trabalho conta muito!

Assim como no escritório, seu ambiente de trabalho em casa deve ficar de um jeito que possa te ajudar a se manter produtivo durante o horário de trabalho, e claro deve ter sua cara! 

Sua estação de trabalho pode ficar muito mais simples e agradável se você investir em elementos que facilitem seu trabalho, por exemplo teclado, mouse e fone sem fio para facilitar o movimento e dinamismo do trabalho.  

Outro ponto importante é encarar o home office com a mesma responsabilidade e rotina que você faria se estivesse saindo de casa. Manter o mesmo horário e momentos para pausas é o primeiro passo. 

Além disso, faça uso de ferramentas de produtividade, como o Pomodoro, que é uma técnica que envolve pausas e momentos de execução.

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